Was bedeutet Rechnungslegung?

Unter Rechnungslegung versteht man alle Aufzeichnungen, die der Dokumentation und Information über die wirtschaftliche Lage des Vereins Auskunft geben. Die Rechnungslegung kann aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, vertraglicher Verpflichtungen oder freiwillig erfolgen.

Müssen alle Vereine Aufzeichnungen führen?

Ja. Das Vereinsgesetz verlangt von den Leitungsorganen verpflichtend die Führung von zumindest einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie ein Vermögens- und Anlageverzeichnis. D.h., dass Mindestaufzeichnungen erstellt werden müssen, die die Kassen- und Bankbestände sowie Vermögen und Schulden (Verbindlichkeiten) dokumentieren. Werden gewisse Mindestgrenzen überschritten, sieht das Vereinsgesetz sogar eine Bilanzierungspflicht vor.
Für die Praxis bedeutet das, dass immer entsprechende Aufzeichnungen geführt werden müssen, selbst dann, wenn für den Verein keine Abgabenpflicht besteht. Die Behörde hat das Recht zu prüfen, ob die gewährten Begünstigungen auch tatsächlich zustehen.

Welche Aufzeichnungen müssen geführt werden?

Ist der Verein aufgrund der Größe zur Führung einer doppelten Buchhaltung verpflichtet, muss eine lückenlose Verbuchung aller Geschäftsfälle erfolgen.

Vereine, die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, müssen

• Aufzeichnungen über Bargeld- und Bankbewegungen,
• Aufzeichnungen über den Wareneingang
• Aufzeichnungen über das Anlagevermögen und
• Aufzeichnungen über die Personalverrechnung

führen.

Bargeld- und Bankbewegungen

Für jede einzelne Bewegung muss ein Beleg vorhanden sein. Es gilt wie in jeder ordentlichen Buchhaltung der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg". Die Betriebseinnahmen und -ausgaben müssen gegliedert aufgezeichnet werden. Sinnvollerweise erfolgt das nach Aufwandsarten (z.B. Warenverbrauch, Miete, Löhne, Büromaterial etc.), wie sie bspw. in Betriebsausgaben-ABC's dargestellt werden.

Wareneingang

Gewerbliche Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Abs 3 EStG (Einnahmen-Ausgaben-Rechner) ermitteln, müssen nach § 127 BAO verpflichtend für steuerliche Zwecke ein Wareneingangsbuch führen. Darin sind alle Waren einzutragen, die der Unternehmer zur gewerblichen Weiterveräußerung oder zur Verarbeitung einkauft. Die Einträge müssen monatlich oder quartalsmäßig erfolgen.

Anlagenverzeichnis

Investiert ein Verein in Anlagevermögen, dann muss er ein Anlageverzeichnis führen. Darin sind Informationen zur Anlage selbst sowie Angaben zum Anschaffungszeitpunkt, Inbetriebnahme, Nutzungsdauer, Anschaffungswert, jährliche Abschreibung und dem verbleibenden Restwert (Buchwert) zu erfassen.

Sind alle Vereine steuerlich begünstigt?

Nein, Vereine nach dem Vereinsgesetz dürfen zwar "nicht auf Gewinn ausgerichtet" sein, die BAO fordert jedoch die Erfüllung zusätzlicher Kriterien, damit abgabenrechtliche Begünstigungen gewährt werden. D.h., dass nicht alle Vereine, die nach dem Vereinsgesetz entstehen, automatisch abgabenrechtlich begünstigt sind.