Wird ein Vereinsfest (Blaulichtorganisationen, Sportvereine, kirchliche oder politische Organisationen, Kellergassenfeste, etc.) geplant, wird stets nach tatkräftiger Unterstützung und fleißigen Helfern und Helferinnen gesucht. Meist finden sich dann Vereinsmitglieder und auch Familienangehörige von Vereinsmitgliedern, die bereit sind, bei der jeweiligen Veranstaltung tätig zu werden. In diesem Zusammenhang stellt sich häufig die Frage, wie solche Helfer und Helferinnen sozialversicherungs- und steuerrechtlich zu beurteilen sind und ob diese als Dienstnehmer bzw. Dienstnehmerinnen bei der Gebietskrankenkasse angemeldet werden müssen. Die Prüfung ob ein Dienstverhältnis vorliegt, ist immer eine Einzelfallentscheidung.

Entschädigung für die Leistungen/Verpflichtung zur Arbeitsleistung

Helfen Personen bei einer solchen Veranstaltung mit, ist in erster Linie darauf zu achten, ob diese für ihre Tätigkeiten eine Entschädigung erhalten oder Anspruch auf eine solche haben.

Eine Zuwendung in diesem Sinne kann ein fixer Geldbetrag, Trinkgeld aber auch ein Sachbezug sein. Wird dem Helfer eine entsprechende Entschädigung gewährt, ist dieser jedenfalls bei der zuständigen Gebietskrankenkasse zur Pflichtversicherung als Dienstnehmer (gegeben falls im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung) vor der Arbeitsaufnahme anzumelden. Beitragsbemessungsgrundlage für diese Meldung ist sodann der in Geld ausgedrückte Gegenwert, den der Helfer für seine Leistungen bekommt bzw. aufgrund lohngestaltender Vorschriften zu bekommen hätte.

Erhält der “Helfer“ jedoch tatsächlich keine Entlohnung i.S. obiger Ausführungen, führt er also die Tätigkeit unentgeltlich aus und ist auch nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet, entsteht durch diese Tätigkeit kein Arbeits- bzw. Dienstverhältnis, wenn der “Helfer“ ein Vereinsmitglied bzw. ein Familienangehöriger eines Vereinsmitgliedes ist oder zumindest in einem nachvollziehbaren Näheverhältnis zum Verein oder deren Mitgliedern steht.

Da für diese unentgeltliche Tätigkeit der “Helfer“ kein Dienstverhältnis unterstellt wird, ist auch keine Sozialversicherungspflicht gegeben somit keine Meldung an die zuständige Gebietskrankenkasse vorzunehmen. Diese o.a. Tätigkeiten als Helfer stehen, es liegt ja kein Arbeitsverhältnis vor, jedermann d.h. auch Personen die sonst vom Arbeitsmarkt ausgeschlossen sind, offen.

Diese Regelung gilt sowohl bei “kleinen als auch großen Vereinsfesten“.

Vereinsmitgliedern, Familienangehörigen und anderen Personen

Bei den Vereinsmitgliedern wird aber vermutet, dass sie freiwillige und unentgeltliche Tätigkeiten bei von ihrem Verein veranstalteten Festen leisten. In diesen Fällen ist eine Anmeldung bei der Gebietskrankenkasse nicht erforderlich. Zudem ist keine Steuerpflicht gegeben.

Die Prüfung der Dienstnehmereigenschaft erfolgt anhand der zwischen dem Dienstgeber und Dienstnehmer getroffenen Vereinbarung und der tatsächlich gelebten Verhältnisse. Dies gilt auch bei der Beurteilung von durch Familienmitglieder ausgeübten Tätigkeiten in den Betrieben naher Angehöriger. 

Eine Grundvoraussetzung für die Annahme familienhafter Mitarbeit ist bei den meisten Familienangehörigen die vereinbarte Unentgeltlichkeit der Tätigkeit, d. h. es dürfen tatsächlich keine Geld- oder Sachbezüge (auch nicht durch Dritte) gewährt werden.

Bei der Frage, ob ein Dienstverhältnis oder familienhafte Mitarbeit vorliegt, handelt es sich stets um eine Einzelfallbeurteilung.

Infos zur familienhaften Mitarbeit in Betrieben

Arbeitsleistungsverpflichtung

Da es jedoch nicht nur darauf ankommt, ob der Helfer bei einem Vereinsfest tatsächlich kein Entgelt erhält, sondern auch darauf, dass er keinen Anspruch auf solches hat, sollte von Anfang an geklärt werden, dass es sich um eine freiwillige Tätigkeit handelt und keinerlei Verpflichtung für den Helfer besteht, auch tatsächlich Leistungen zu erbringen.

Aus diesem Grund wird empfohlen, mit den freiwilligen Helfern im Vorhinein die Unentgeltlichkeit schriftlich zu vereinbaren.

Aber Vorsicht!
Jede Medaille hat zwei Seiten. Im Falle, des Falles kann die fehlende Versicherungspflicht auch unangenehme Haftungsfolgen für die Vereinsverantwortlichen zur Folge haben.

Gewerbliche Betriebe, insbesondere Gastronomiebetriebe

Sind gewerbliche Gastronomiebetriebe bei derartigen Vereinsfesten eingebunden, ändert sich nichts für Helfer und Helferinnen von Vereinen. D.h., werden diese für den Verein tätig, ist bei freiwilligen und unentgeltlichen Tätigkeiten nicht von einem Dienstverhältnis auszugehen. Werden die Helfer und Helferinnen allerdings für den Gastronomiebetrieb tätig, ist grundsätzlich von einem Dienstverhältnis auszugehen. In letzterem Fall sind diese Dienstnehmer bzw. Dienstnehmerinnen vom Gastronomiebetrieb bei der Gebietskrankenkasse anzumelden, sofern diese Personen nicht ohnehin bereits beim Gastronomiebetrieb in einem Dienstverhältnis stehen.

BEISPIEL: Ein Gastronom wird für ein Vereinsfest hinzugezogen. Der Gastronom übernimmt mit seinen beiden Angestellten den Ausschank. Gleichzeitig werden Vereinsmitglieder im Rahmen von Serviertätigkeiten unentgeltlich für den Verein tätig. Bei den beiden Angestellten liegt ein Dienstverhältnis zum Gastronomen vor. Bei den Vereinsmitgliedern ist von keinem Dienstverhältnis auszugehen.
Sollten Sie Fragen zur Beschäftigung bei Vereinen haben oder eine sozialversicherungsrechtliche Einschätzung Ihrer Situation wünschen, steht Ihnen Ihre Gebietskrankenkasse gerne zur Verfügung.

Für diese Betriebe gilt auch bei Vereinsfesten der entsprechende Kollektivvertrag, weshalb grundsätzlich ein kollektivvertraglicher Anspruchslohn anzusetzen ist. Die erforderliche Anmeldung bei der zuständigen Gebietskrankenkasse ist vor der Arbeitsaufnahme zwingend vorzunehmen.