Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer (auch für beschränkt steuerpflichtige, geringfügig beschäftigte und vorübergehend beschäftigte Arbeitnehmer) ein Lohnkonto führen.

Die Lohnkontenverordnung legt genau fest, welche Daten ein Lohnkonto beinhalten muss.

Welche Daten sind in ein Lohnkonto einzutragen?

1. Name des Arbeitnehmers
2. Wohnsitz
3. Versicherungsnummer
4. Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag und Kinderzuschläge zum Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag laut Antrag des Arbeitnehmers
5. Name und Versicherungsnummer des (Ehe)Partners, wenn der Alleinverdienerabsetzbetrag berücksichtigt wurde
6. Name und Versicherungsnummer des (jüngsten) Kindes, wenn der Alleinerzieherabsetzbetrag berücksichtigt wurde
7. Name und Versicherungsnummer des Kindes/der Kinder, wenn der Kinderzuschlag/die Kinderzuschläge berücksichtigt wurde(n)
8. Name, Versicherungsnummer, Geburtsdatum und Wohnsitz jedes Kindes, für das Familienbonus berücksichtigt wurde
9. Für den Arbeitnehmer zuständiger Sozialversicherungsträger
10. Erhebungsberechtigte Gemeinde iSd Kommunalsteuergesetzes; unterhält ein Arbeitgeber Betriebsstätten in mehreren Gemeinden: Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer bei dieserBetriebsstätte tätig ist sowie die jeweils erhebungsberechtigte Gemeinde
11. Angabe des Lohnzahlungszeitraumes und des Zahltages (z.B. Fälligkeit laut Kollektivvertrag oder laut Vereinbarung im Dienstvertrag; bei Angestellten den Letzten des laufenden Monats; bei gebrochener Abrechungsperiode: Austrittstag).
12. Monatlicher laufender Bruttolohn (incl. Sachbezüge, Mehrarbeit, Überstunden, Zuschläge, Zulagen, usw.)
13. Sonderzahlungen bzw. sonstige Bezüge, brutto
14. Bezüge bei begünstigter Auslandstätigkeit
15. Bezüge von ausländischen Studenten (Ferialpraktikanten)
16. Tagesgelder, Kilometergelder und pauschale Nächtigungsgelder (Steuerfreie/nicht steuerbare Reisekostensätze können am Lohnkonto in einer Summe erfasst werden, unabhängig aufgrund welcher Bestimmung im EStG keine Lohnsteuer zu verrechnen ist)
17. Zuwendungen für die Zukunftssicherung, unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mitarbeiterbeteiligungen, Stock-Options
18. Mitarbeiterrabatte, die im Einzelfall 20% übersteigen
19. Zuschüsse des Arbeitsgebers für Kinderbetreuungskosten
20. freiwillige Zuwendungen zur Beseitigung von Katastrophenschäden
21. Umzugskostenvergütungen
22. Arbeitgeberbeiträge an Pensionskassen, Unterstützungskassen, betriebliche Kollektivversicherungen, Arbeitnehmerförderstiftungen, Belegschaftsbeteiligungsstiftungen
23. Arbeitgeberbeiträge an ausländische Pensionskassen
24. Serviceentgelt für E-Card
25. Gewerkschaftsbeitrag und Betriebsratsumlage
26. Der erstattete (rückgezahlte) Arbeitslohn, z.B. rückverrechnetes Urlaubsentgelt bei einem unberechtigten vorzeitigen Austritt oder bei einer Entlassung
27. Werbungskostenpauschale von Expatriates
28. Pendlerpauschalbetrag, Pendlereuro und Kosten für Werkverkehr
29. Freibetrag laut Mitteilung zur Vorlage beim Arbeitgeber
30. Der erhöhte Pensionistenabsetzbetrag
31. Sozialversicherungsbeitragsgrundlage laufender Bezug
32. Sozialversicherungsbeitrag vom laufenden Bezug (Dienstnehmeranteil)
33. Sozialversicherungsbeitragsgrundlage Sonderzahlung bzw. sonstiger Bezug
34. Sozialversicherungsbeitrag von Sonderzahlung bzw. sonstigem Bezug (DN-Anteil)
35. Lohnsteuerbemessungsgrundlage, getrennt nach laufendem Bezug und Sonderzahlung
36. Lohnsteuer vom laufenden Bezug
37. Lohnsteuer von der Sonderzahlung bzw. vom sonstigen Bezug
38. Höhe des monatlich berücksichtigten Familienbonus
39. Bemessungsgrundlage für Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag
40. Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag
41. Kommunalsteuer
42. Bemessungsgrundlage der betrieblichen Vorsorgekasse
43. Beitrag zur betrieblichen Vorsorgekasse
44. Die Kalendermonate in denen der Arbeitnehmer im Werkverkehr befördert wird
45. die Kalendermonate in denen dem Arbeitnehmer ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt wird
46. Für die Kalenderjahre ab 2022 ist zusätzlich zu den Bezügen die steuerfreie Teuerungsprämie aufzunehmen und auszuweisen, in welcher Höhe diese auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift geleistet wurde.

Welche Unterlagen muss man aufbewahren?

Folgende Unterlagen sind im Original (entweder in Papierform oder durch Erfassung auf Datenträgern) beim Lohnkonto für sieben Jahre aufzubewahren:

• Zeitaufzeichnungen
• Erklärung zur Berücksichtigung des Alleinverdiener / Alleinerzieherabsetzbetrages/Familienbonus/behinderungsbedingten Freibetrags für außergewöhnliche Belastung (Formular E 30)
• Ausdruck des Pendlerrechners zur Berücksichtigung des Pendlerpauschales und des Pendlereuros (Formular L 34 EDV, mit Abfragedatum nach dem 24.6.2014)
• Mitteilung zur Vorlage beim Arbeitgeber (für die Berücksichtigung des Freibetragsbescheides)
• Freiwillige Abfertigung (alt) - Bestätigung über Vordienstzeiten
• Mitarbeiterbeteiligung - Vorlage des Depotauszuges
• Stock Options - Durchschrift der Vereinbarung
• Bestätigung über Familienbeihilfebezug (wenn Familienbonus beantragt)
• Bestätigung über geleistete Unterhaltszahlungen (wenn Familienbonus für ein Kind gewährt wird, für das Unterhalt bezahlt wird)