Dienstnehmermeldung bei der Sozialversicherung

Ein Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer vor dem Dienstantritt bei der zuständigen Krankenkasse anmelden. Dies kann seit 1. Jänner 2019 entweder durch die Anmeldung oder (in Ausnahmefällen) durch die Vor-Ort-Anmeldung erfolgen.

Seit der Einführung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) mit 1. Jänner 2019 fällt die Anmeldung gegenüber der bisherigen Vollanmeldung wesentlich schlanker aus. Die Anmeldeverpflichtung ist durch die elektronische Erstattung der Anmeldung und der anschließenden fristgerechten Übermittlung der mBGM abschließend erfüllt.

Inhalt der Anmeldung

  • Daten des Dienstgebers (Beitragskontonummer, etc.)
  • Name des Dienstnehmers
  • Versicherungsnummer bzw. Geburtsdatum des Dienstnehmers
  • Tag der Beschäftigungsaufnahme
  • Bei befristeten Dienstverhältnissen auch der Tag des Endes der Beschäftigung
  • Versicherungsumfang (Voll- oder Teilversicherung)
  • Beschäftigungsbereich (Arbeiter oder Angestellter)
  • Beginn der betrieblichen Vorsorge
  • Kennzeichnung, falls ein freier Dienstvertrag vorliegt

Ablauf der Anmeldung
Die Meldung gilt nur dann als erstattet, wenn sie mittels ELDA in elektronischer Form an den Krankenversicherungsträger übermittelt wird.
Meldungen auf anderen Wegen, insbesondere in Papierform, mittels E-Mail oder telefonisch gelten grundsätzlich als nicht erstattet.


Bei der Anmeldung ist grundsätzlich eine gültige Versicherungsnummer des Dienstnehmers anzugeben. Wenn noch keine Versicherungsnummer bekannt ist, muss spätestens zeitgleich mit der Anmeldung durch die Meldung Versicherungsnummer Anforderung eine solche beantragt werden. Die Versicherungsnummer wird dann in weiterer Folge über das ebenfalls seit 1. Jänner 2019 eingeführte SV-Clearingsystem bekannt gegeben.

Besonderheiten der Anmeldung
Nach erfolgreicher Anmeldung ist dem Dienstnehmer unverzüglich eine Kopie der Anmeldung zu übergeben. Andernfalls liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, die von den Bezirksverwaltungsbehörden durch eine Verwaltungsstrafe geahndet werden kann.

Vor-Ort-Anmeldung
Die Vor-Ort-Anmeldung ersetzt die bisherige Mindestangaben-Anmeldung und kann nur unter folgenden Voraussetzungen erfolgen:

  • Die meldepflichtige Stelle verfügt über keine EDV-Ausstattung (zumindest PC) und keinen Internetzugang und lässt die Lohnverrechnung auch nicht von anderer Stelle (z.B. Steuerberater) durchführen.
  • Die meldepflichtige Stelle zwar die Lohnverrechnung von einer anderen Stelle  durchführen lässt, diese jedoch nicht mehr erreichbar ist (z.B. Arbeitsaufnahme außerhalb der Bürozeiten des Dienstleisters), oder
  • Der Dienstnehmer in einer Betriebsstätte (Filiale, Baustelle) des Dienstgebers aufgenommen wird und die Betriebsstätte keine EDV-Ausstattung bzw. Internetzugang hat.

ACHTUNG:
Erfolgt die Anmeldung des Dienstnehmers durch die Vor-Ort-Anmeldung, so muss die Anmeldung innerhalb von sieben Tagen nach dem Beginn der Pflichtversicherung in elektronischer Form nachgeholt werden! Erfolgt das nicht, liegt eine Meldefristverletzung vor.

Zuständige Stelle
Die Vor-Ort-Anmeldung ist vor Arbeitsantritt entweder mittels Telefax unter der Nummer 05 7807 61 oder per Telefon unter der Nummer 05 7807 60 beim ELDA-Call Center zu erstatten.

Ablauf der Vor-Ort-Anmeldung
Durch die Vor-Ort-Anmeldung wird nachgewiesen, dass die Anmeldung vor Arbeitsantritt erfolgt ist. Der genaue Zeitpunkt (Tag und Uhrzeit) der Meldung wird in einer eigenen Datenbank für allfällige Kontrollen der Finanzpolizei (FINPOL) vermerkt.

Wurde eine Vor-Ort-Anmeldung erstattet, ist fristgerecht eine elektronische Anmeldung nachzureichen.

Besonderheiten der Meldung
Auf den Websites der Krankenversicherungsträger steht eine Telefaxvorlage für die Vor-Ort-Anmeldung zur Verfügung. Für fallweise Beschäftigte kann die Meldung auch mittels mobilen Geräten mit Android- oder IOS-Betriebssystem übermittelt werden. Die dazu notwendige "ELDA APP" kann über den jeweiligen APP-Store kostenfrei bezogen werden. Die APP entspricht vom Aufbau her der Telefaxvorlage. Vor-Ort-Anmeldungen, die auf anderen Wegen einlangen (E-Mail, SMS etc.), gelten als nicht erstattet.

Sanktionen
Bei einem Verstoß gegen die Meldeverpflichtung können Geldstrafen von 730 bis 2.180 Euro, im Wiederholungsfall bis zu 5.000 Euro festgesetzt werden. Darüber hinaus kann es zur Festsetzung von Säumniszuschlägen durch den Sozialversicherungsträger kommen.